Le prelibatezze chiave:
- A partire dal 2022, tutte le imprese statali centrali cinesi (CSE) sono tenute a istituire la carica di Chief Compliance Officer (CCO), una posizione ricoperta contemporaneamente dal General Counsel.
- I CSE sono invitati a integrare la revisione della conformità nel processo operativo e gestionale come procedura obbligatoria.
- Quasi tutti i CSE stanno istituendo sistemi di gestione della conformità e la carica di CCO, e molti di loro sono sulla strada per la certificazione dei sistemi di gestione della conformità secondo ISO 37301:2011 e GB/T35770-2022.
- Questa pratica si sta estendendo anche dai CSE alle imprese statali locali.
L'autorità di regolamentazione delle imprese statali cinesi (SOE) richiede che tutte le SOE centrali istituiscano la carica di Chief Compliance Officer (CCO).
Nell'agosto 2022, la Commissione del Consiglio di Stato per la Vigilanza e l'Amministrazione dei Beni Demaniali (SASAC) ha promulgato le “Misure per la Gestione della Conformità delle Imprese Statali Centrali (CSE)” (中央企业合规管理办法, di seguito “2022 Misure"), imponendo ai CSE, alla luce della situazione attuale, di istituire la carica di CCO, che sarà ricoperta contestualmente dal General Counsel.
Il CCO riporta alle persone responsabili dell'impresa, guida il dipartimento di gestione della conformità per eseguire la gestione della conformità e guida le imprese e i dipartimenti subordinati per eseguire la gestione della conformità.
Le imprese statali centrali, abbreviazione di "imprese statali gestite centralmente", si riferiscono a imprese interamente di proprietà statale o statali gestite dal governo centrale.
Subordinata al Consiglio di Stato, SASAC è investita dell'autorità di vigilanza su alcuni CSE ed è un investitore in questi CSE.
I. Ruolo del CCO
SASAC richiede che i CSE integrino la revisione della conformità nel processo operativo e gestionale come procedura obbligatoria.
Il CCO emette pareri di revisione della conformità nelle principali questioni decisionali e fornisce pareri chiari sulla conformità delle questioni da decidere.
Se un CSE, a causa delle sue violazioni, è soggetto a importanti controversie legali, sanzioni amministrative importanti, cause penali o rischi di conformità importanti come sanzioni da parte di organizzazioni internazionali, che comportano o possono comportare perdite patrimoniali significative o gravi impatti negativi, il Il CCO assumerà la guida nell'organizzazione del dipartimento di gestione della conformità per adottare misure di risposta.
Il dipartimento di gestione della conformità guidato dal CCO ha le seguenti funzioni e poteri:
- organizzare la redazione di regole di gestione della conformità, piani annuali, rapporti di lavoro, ecc.;
- condurre una revisione della conformità di norme e regolamenti, contratti commerciali e decisioni importanti;
- identificare, segnalare e affrontare i rischi di compliance;
- valutare l'efficacia del sistema di gestione della compliance così come autorizzato dal Consiglio di Amministrazione;
- accettare denunce di violazione, proporre pareri di gestione riservati e organizzare o partecipare alle indagini sulle violazioni;
- organizzare o assistere altri reparti dell'azienda nello svolgimento della formazione sulla conformità;
- accettare consulenze sulla conformità da altri reparti della società; E
- promuovere l'informatizzazione della gestione della conformità.
II. La promozione da parte di SASAC della conformità aziendale dei CSE
SASAC promuove la conformità aziendale tra i CSE dal 2018. Nello stesso anno, SASAC ha promulgato le "Linee guida sulla gestione della conformità delle imprese statali centrali (per l'attuazione della sperimentazione)" (中央企业合规管理指引(试行), di seguito " Linee Guida 2018"), richiedendo ai CSE di rafforzare la gestione della conformità.
Secondo le Linee guida del 2018, "gestione della conformità" si riferisce ad attività di gestione organizzate e/o pianificate come la formulazione di regole, l'identificazione del rischio, la revisione della conformità, la risposta al rischio, la responsabilità, la valutazione e la formazione sulla conformità, con l'obiettivo di prevenire e controllare efficacemente la conformità rischi e con il comportamento di gestione aziendale delle imprese e dei dipendenti come obiettivo.
Da allora, SASAC ha ulteriormente confermato il 2022 come l'anno del rafforzamento della gestione della conformità per i CSE. Su questa base, SASAC ha ulteriormente promulgato le misure del 2022, sostituendo le linee guida del 2018.
Le misure 2022 richiedono ai CSE di istituire e migliorare il sistema di gestione della conformità. Prima di questo, alcuni CSE sono già sulla strada per la costruzione del sistema di gestione della conformità in conformità con i Sistemi di gestione della conformità - Requisiti con guida all'uso (ISO 37301:2011) emessi dall'Organizzazione internazionale per la standardizzazione nel 2021.
Secondo la norma ISO 37301:2011, un'impresa dovrebbe designare una persona responsabile e responsabile del funzionamento del sistema di gestione della conformità. Pertanto, i CSE conformi alla norma ISO 37301:2011 hanno istituito anche il posto di CCO per soddisfare i requisiti.
Basandosi sull'esperienza di questi CSE, SASAC richiede formalmente a tutti i CSE di istituire il posto di CCO nelle misure 2022.
Il 12 ottobre 2022, la Cina ha promulgato i propri sistemi di gestione della conformità: requisiti con guida all'uso (GB/T35770-2022) (合规管理体系要求及使用指南), che è sostanzialmente equivalente alla norma ISO 37301:2011.
Ciò significa che anche i CSE conformi a GB/T35770-2022 devono istituire il posto di CCO.
Attualmente, quasi tutti i CSE stanno istituendo sistemi di gestione della conformità e la carica di CCO, e molti di loro sono sulla strada per la certificazione dei sistemi di gestione della conformità secondo ISO 37301:2011 e GB/T35770-2022.
Questa pratica si sta estendendo anche dai CSE alle imprese statali locali. Ad esempio, la provincia del Guangdong richiede che anche le imprese statali sotto la sua giurisdizione accettino la certificazione ISO 37301:2011. Ciò significa che queste imprese istituiranno anche il posto di CCO.
III. I nostri commenti
Secondo le Misure 2022, il CCO deve essere assunto contestualmente dal General Counsel. Ciò significa che la persona che ricopre questa posizione è responsabile sia della gestione legale che della gestione della conformità. Tuttavia, esiste un potenziale conflitto di interessi tra queste due responsabilità.
Da un lato, il General Counsel, che funge contemporaneamente da CCO, può riferire direttamente al responsabile dell'impresa senza passare per il livello manageriale nel lavoro di conformità; dall'altro, il General Counsel deve partecipare al lavoro del livello manageriale nella gestione legale.
Ciò significa che il CCO supervisionerà il lavoro in cui è stato precedentemente coinvolto. In altre parole, il CCO potrebbe non avere uno status neutrale indipendente.
Continueremo a osservare come SASAC e CSE risolvono questo conflitto.
Collaboratori: Guodong Du
