L'e-mail è il principale strumento di comunicazione nelle transazioni transfrontaliere. È comune, ad esempio, che molti contratti commerciali internazionali vengano conclusi, modificati, eseguiti o risolti direttamente tramite e-mail.

La sezione settimana è stato pubblicato per la prima volta in CJO GLOBALE, che si impegna a fornire servizi di consulenza in Cina, gestione del rischio commerciale transfrontaliero e recupero crediti. Di seguito spiegheremo come funziona il recupero crediti in Cina.

Poiché le e-mail registrano le informazioni principali sulle transazioni, ogni volta che sono coinvolte in una controversia commerciale internazionale, è meglio sapere come utilizzare le e-mail come prova quando intentare una causa presso un tribunale cinese.

I tribunali cinesi sono estremamente preoccupati per l'autenticità delle prove elettroniche come le e-mail, poiché i dati elettronici sono suscettibili di manomissione, il che può portare alla presentazione di e-mail contraffatte davanti ai tribunali.

I giudici cinesi di solito determinano l'autenticità delle e-mail in base al tipo di indirizzo e-mail.

Zou Xiaochen, partner della principale società cinese di contenzioso legale, Tiantong Law Firm, riassume tre tipi di indirizzi e-mail e il loro impatto sulla determinazione del giudice dell'autenticità delle prove e-mail.

I. Email personale gratuita

Gli indirizzi e-mail che i cinesi utilizzano più comunemente sono l'e-mail QQ e l'e-mail NetEase, mentre gli utenti stranieri preferiscono fornitori di servizi di posta elettronica come Gmail, Hotmail e Yahoo.

Ad esempio, scoprirai spesso che gli uomini d'affari cinesi utilizzano l'e-mail QQ, i cui indirizzi contengono una serie di numeri con “@qq.com” come suffisso

Per le email personali gratuite, ci sono un paio di pregi, tra cui:

• L'e-mail è completamente gratuita, il che può far risparmiare alcuni costi per startup o individui.
• Gli utenti di posta elettronica non necessitano di una rigorosa autenticazione dell'identità e possono registrare rapidamente i propri account quando necessario.
• Gli utenti di posta elettronica personali, per lo più individui, e i fornitori di servizi di posta elettronica, generalmente grandi aziende Internet, non possono contattare offline e hanno una disparità di stato. Pertanto, i giudici possono presumere che gli utenti non siano in grado di chiedere ai fornitori di servizi di posta elettronica di modificare le e-mail, presumendo quindi che sia molto probabile che le e-mail siano autentiche.
• Le e-mail nell'e-mail gratuita personale verranno generalmente salvate in modo permanente.

Allo stesso tempo, le email personali gratuite hanno anche degli aspetti negativi. Poiché la maggior parte degli indirizzi e-mail gratuiti non richiede l'autenticazione del nome reale, i giudici non possono determinare l'identità degli utenti di posta elettronica.

II. Email di dominio personalizzata

L'e-mail di dominio personalizzata è più comunemente utilizzata nelle attività commerciali. Gli utenti devono solo fornire il proprio nome di dominio per ottenere il proprio indirizzo e-mail di dominio dal provider di servizi e-mail di dominio personalizzato, mentre il sistema e-mail ei dati e-mail vengono ancora salvati sui server del provider di servizi.

I fornitori di servizi di posta elettronica generalmente addebitano agli utenti in base al numero di indirizzi e-mail e la sua soglia bassa lo rende ideale per le piccole e medie imprese.

In Cina, le aziende utilizzano solitamente i servizi di posta elettronica aziendali forniti da Alibaba, Tencent o NetEase. Al di fuori della Cina, Google Workspace e Office 365 sono comuni fornitori di servizi di posta elettronica.

Vantaggi dell'e-mail di dominio personalizzato:

• Il servizio di posta elettronica di dominio generalmente imposta un indirizzo di posta elettronica di dominio e l'utente deve concludere un contratto con il fornitore di servizi, che può fungere da autenticazione dell'identità. In caso di contestazione, il mittente non può negare l'identità dell'utente di posta elettronica.
• Anche l'utente di posta elettronica e il fornitore di servizi principale hanno una disparità di stato, quindi il fornitore di servizi di solito non coopererebbe con l'utente per manomettere i dati di posta elettronica. I giudici sono quindi propensi a presumere l'autenticità delle email sui suoi server.

Svantaggi dell'e-mail di dominio personalizzato:

• Una volta che un utente interrompe il rinnovo del servizio di posta elettronica, il fornitore di servizi può chiudere il servizio di posta elettronica di dominio e le e-mail salvate sui suoi server verranno eliminate.
• Quando un dipendente lascia, il suo indirizzo e-mail potrebbe essere cancellato, con la conseguenza che le sue e-mail scompaiono.

III. Sistema di posta elettronica autocostruito

Per le grandi aziende con centinaia di migliaia di dipendenti, se continuano a utilizzare e-mail aziendali di terze parti, comporterà un pesante onere economico per loro. Pertanto, tali aziende utilizzeranno generalmente i propri server per creare sistemi di posta elettronica. In altre parole, le aziende forniranno servizi di posta elettronica per se stesse.

Vantaggi del sistema di posta elettronica autocostruito:

• Quando il numero del personale raggiunge un certo livello, i sistemi di posta elettronica autocostruiti possono far risparmiare alle aziende enormi quantità di denaro.
• Le aziende detengono i privilegi di amministrazione del server dei loro sistemi di posta elettronica autocostruiti e non devono preoccuparsi di perdite di dati di terze parti.

Svantaggi del sistema di posta elettronica autocostruito:

• La maggior parte delle aziende non dispone delle stesse capacità di sicurezza delle informazioni dei grandi fornitori di servizi di posta elettronica, pertanto è probabile che i loro server di posta elettronica diventino un bersaglio per gli hacker, con conseguente manomissione o eliminazione dei dati di posta elettronica.
• L'accesso ai server di posta elettronica è al timone delle imprese stesse, quindi i giudici sospetterebbero che i dati di posta elettronica salvati sui server siano vulnerabili alla manomissione.

In sintesi, se è probabile che tu sia coinvolto in cause legali in Cina, dovresti essere consapevole dei seguenti punti quando utilizzi i servizi di posta elettronica.

• Prova a utilizzare il servizio di posta elettronica di dominio personalizzato fornito da grandi fornitori di servizi.
• Conserva il nome di dominio originale quando modifichi il nome di dominio di posta elettronica.
• Conservare l'indirizzo e-mail del personale in partenza per un periodo di tempo fino alla conclusione delle transazioni di cui si occupa e non insorgono ulteriori controversie.
• Conserva le prove elettroniche prima di eliminare indirizzi e-mail o e-mail importanti.
• Cerca di mantenere le email sui server.
• Quando la controparte utilizza un'e-mail personale gratuita, si consiglia di chiederle di dimostrare la propria identità nelle e-mail.

Foto di Luca Bravo on Unsplash

Collaboratori: Meng Yu 余 萌

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