Oltre alle memorie e alle prove, le società straniere nei tribunali cinesi devono completare una serie di formalità, che a volte possono essere alquanto macchinose. Pertanto, è necessario risparmiare tempo sufficiente per prepararsi.
I. Certificati di qualificazione del soggetto: "chi sono io" e "chi mi rappresenta"
Per partecipare al contenzioso civile cinese, i certificati di qualificazione del soggetto che le società straniere devono presentare includono:
1. licenza commerciale, o il documento del certificato di buona reputazione rilasciato dall'autorità di registrazione dell'impresa;
2. documenti attestanti la qualifica del legale rappresentante o del mandatario (es. Statuto sociale, delibera del consiglio di amministrazione, ecc.);
3. documenti attestanti l'identità (“certificato di identità”) del legale rappresentante o del mandatario, compreso il nome e la carica;
4. passaporto o altri documenti di identità del legale rappresentante o rappresentante autorizzato.
I documenti di cui sopra riguardano principalmente "rappresentante legale" (法定 代表人) e "rappresentante autorizzato" (授权 代表人), quindi è necessario chiarire questi due concetti. Le società cinesi o straniere hanno tutte bisogno di una persona fisica, per conto della società, per firmare i documenti del contenzioso e per partecipare al contenzioso. Ogni società cinese ha un "rappresentante legale" registrato, che ha il diritto di rappresentare la società per partecipare a contenziosi senza la necessità di ulteriori autorizzazioni.
Se una società estera ha un rappresentante legale, può partecipare al contenzioso anche per conto della società. Per certificare il proprio status, la società estera deve generalmente presentare il proprio statuto o altri documenti simili. Per quanto riguarda la società estera senza un rappresentante legale, è necessario autorizzare specificamente un "rappresentante autorizzato" a partecipare alla causa. Al riguardo, la società estera è tenuta a sottoporre una relativa delibera consiliare ai sensi del proprio statuto.
È interessante notare che i tribunali cinesi richiedono anche un "certificato di identità" del rappresentante legale o del rappresentante autorizzato. Questo certificato contiene generalmente una sola frase, come "Una determinata persona ricopre una determinata posizione nella società, è anche il rappresentante legale / rappresentante autorizzato di quella società". Questo può sembrare superfluo; tuttavia, documenti così semplici e ripetitivi non devono essere omessi.
I materiali di cui sopra devono essere firmati dagli amministratori o dal segretario della società, ecc., Secondo la legge locale straniera e lo statuto della società. Va notato che la Cina sottolinea una grande importanza per i sigilli. Pertanto, si raccomanda alle società straniere di apporre il proprio sigillo su tutti i documenti, anche se questi sigilli sono meramente decorativi e non legalmente efficaci nel proprio paese.
II. Procura: "chi è il mio avvocato"
Per partecipare a contenziosi nei tribunali cinesi, le società straniere spesso devono incaricare avvocati cinesi e quindi devono presentare la procura ai tribunali. La procura deve essere firmata dal legale rappresentante o rappresentante autorizzato come sopra descritto e preferibilmente timbrata con il sigillo aziendale.
Se la società non dà mandato a un avvocato, il rappresentante legale o il rappresentante autorizzato deve partecipare di persona al contenzioso.
III. Autenticazione e autenticazione: "i miei strumenti sono autentici"
1. Cosa sono l'autenticazione e l'autenticazione
La maggior parte dei documenti di qualificazione del soggetto e le procedure di autorizzazione delle società straniere sono formate al di fuori del territorio della Cina. Al fine di confermare l'autenticità di questi materiali, le leggi cinesi richiedono che il contenuto e il processo di formazione dei materiali siano autenticati da un notaio straniero locale (la fase di "autenticazione"), e quindi siano autenticati dall'ambasciata o dal consolato cinese in tale paese in modo da attestare la veridicità della firma o del sigillo del notaio (fase di “autenticazione”). Solo allora i materiali possono diventare efficaci.
In pratica, le fasi di autenticazione e autenticazione sono solitamente le seguenti:
(1) "autenticazione notarile" da parte di un notaio straniero locale;
(2) certificazione da parte di funzionari del governo straniero che l'identità e la firma del notaio sono autentiche;
(3) "autenticazione" da parte dell'ambasciata o del consolato cinese in quel paese che l'identità e la firma dei funzionari del governo straniero sono autentiche. L'immagine allegata sopra è un campione dei documenti di autenticazione dell'ambasciata e del consolato cinese. Si certifica solo che "Sia il sigillo del Dipartimento di Stato degli Stati Uniti, sia la firma dell'assistente ufficiale di autenticazione CHANA TURNER nei documenti precedenti sono autentici"; e l'autorità che ha emesso gli strumenti dovrebbe essere responsabile del loro contenuto.
Se la Cina ha stipulato un trattato con un determinato paese, il processo di certificazione dovrebbe essere eseguito in conformità con il trattato.
2. Il contenuto dell'autenticazione notarile
Come introdotto in precedenza, “autenticazione” serve solo a certificare la veridicità della firma o del sigillo del notaio, mentre “autenticazione notarile” è la chiave per certificare l'autenticità dei documenti. Secondo la nostra esperienza, la lettera autenticata deve indicare almeno il seguente contenuto.
(1) La licenza commerciale o il documento del certificato in regola: (a) il momento e il luogo di ottenimento delle copie; e (b) le copie sono coerenti con l'originale;
(2) Lo statuto della società: (a) il momento e il luogo di ottenimento delle copie; e (b) le copie sono coerenti con l'originale;
(3) La delibera del consiglio di amministrazione: (a) l'ora e il luogo della delibera; e (b) la firma e il timbro siano effettuati sotto la testimonianza del notaio, autentici ed effettivi;
(4) Il "certificato di identità": (a) l'ora e il luogo in cui firmare il certificato; e (b) la firma e il timbro siano effettuati sotto la testimonianza del notaio, autentici ed effettivi;
(5) Il passaporto o altri documenti di identità: i documenti sono autentici ed efficaci; e
(6) La procura: (a) il momento e il luogo in cui firmare la procura; e (b) la firma e il timbro siano effettuati sotto la testimonianza del notaio, autentici ed effettivi.
IV. Traduzione
Tutto il materiale in lingua straniera presentato ai tribunali cinesi dovrebbe essere accompagnato dalla traduzione cinese (ad eccezione dei casi processati dal Tribunale commerciale internazionale della Cina della Corte Suprema del Popolo). In pratica, alcuni tribunali cinesi richiedono addirittura che la traduzione sia fornita dalle agenzie di traduzione incaricate.
Foto di Jukan Tateisi (https://unsplash.com/@tateisimikito) su Unsplash
Collaboratori: Chenyang Zhang 张 辰 扬 , Yue Wu 武 悦
